Разходите за софтуерни лицензи са една от най-големите пера в IT бюджета на много фирми. Въпреки това проучванията показват, че 30-40% от закупените софтуерни лицензи не се използват или се използват недостатъчно. Оптимизацията на лицензирането елиминира тази разточителност и осигурява значителни спестявания.
Модели на софтуерно лицензиране
| Модел | Описание | Подходяща ситуация |
|---|---|---|
| На потребител | Отделен лиценз за всеки потребител | Постоянен брой потребители |
| Едновременни потребители | Брой едновременно използващи | Работа на смени |
| SaaS абонамент | Месечно/годишно плащане | Гъвкави нужди |
| Базиран на използване | Според обема на консумация | Променливо натоварване |
| Корпоративно споразумение | Едно споразумение за цялата организация | Големи корпорации |
Стъпки за оптимизация
Стъпка 1: Инвентаризация на софтуера
Идентифицирайте целия софтуер в организацията, версиите и типовете лицензи. Автоматичните инструменти за откриване значително улесняват този процес. Открийте и непознатия софтуер в обхвата на Shadow IT.
Стъпка 2: Анализ на използването
Съберете реални данни за използването на всеки софтуер. Класифицирайте софтуера като неизползван, рядко използван и интензивно използван. Този анализ ясно разкрива възможностите за оптимизация.
Стъпка 3: Проверка на съответствието на лицензите
Проверете дали текущото използване съответства на лицензионните условия. Идентифицирайте ситуациите на излишни лицензи (overspend) и недостатъчни лицензи (риск за съответствие).
Стъпка 4: Консолидация
Обединете множество софтуерни продукти с подобни функции в едно решение. Например, вместо множество инструменти за управление на проекти – една платформа, или вместо различни CRM решения в различни отдели – централизирана система.
SaaS рационализация
Броят на SaaS инструментите нараства бързо. Средната фирма използва повече от 100 SaaS приложения. С SaaS рационализацията обединете повтарящите се функции, отменете неизползваните абонаменти и намалете единичните разходи чрез групови споразумения.
Спестяване чрез консолидация
Цялостни ERP решения като PratikEsnaf.Net обединяват множество функции като счетоводство, складово управление, продажби и управление на клиенти в една платформа, елиминирайки нуждата от отделни софтуерни лицензи. По подобен начин интеграцията с E-Fatura.Net премахва необходимостта от отделен софтуер за фактуриране.
Най-добри практики за управление на лицензи
- Назначете централен отдел или отговорник за управление на лицензи
- Поддържайте календар за подновяване и правете анализ на използването преди подновяване
- При преговори с доставчици използвайте данните за използване като най-силния си коз
- Оценявайте алтернативи с отворен код: не всеки комерсиален софтуер има алтернатива с отворен код, но мнозинството имат
- Провеждайте редовни одити: поне веднъж годишно правете цялостен одит на лицензите
- Планирайте стратегия за изход: оценявайте преносимостта за намаляване на риска от vendor lock-in
Заключение
Оптимизацията на лицензирането е нискорискова инициатива, осигуряваща бързи и конкретни спестявания в IT бюджета. В TAGUM анализираме софтуерното портфолио на фирмите и предлагаме разходно-ефективни решения.
