Τα κόστη αδειοδότησης λογισμικού αποτελούν ένα από τα μεγαλύτερα κονδύλια στον προϋπολογισμό IT πολλών επιχειρήσεων. Ωστόσο, έρευνες δείχνουν ότι το 30-40% των αδειών λογισμικού που αγοράζονται δεν χρησιμοποιούνται ή χρησιμοποιούνται ελάχιστα. Η βελτιστοποίηση αδειοδότησης εξαλείφει αυτή τη σπατάλη και εξοικονομεί σημαντικό κόστος.
Μοντέλα Αδειοδότησης Λογισμικού
| Μοντέλο | Περιγραφή | Κατάλληλη Περίπτωση |
|---|---|---|
| Ανά Χρήστη | Ξεχωριστή άδεια για κάθε χρήστη | Σταθερός αριθμός χρηστών |
| Ταυτόχρονοι Χρήστες | Αριθμός ταυτόχρονης χρήσης | Εργασία σε βάρδιες |
| Συνδρομή SaaS | Μηνιαία/ετήσια πληρωμή | Ευέλικτες ανάγκες |
| Βάσει Χρήσης | Σύμφωνα με τον όγκο κατανάλωσης | Μεταβλητό φορτίο |
| Εταιρική Συμφωνία | Ενιαία συμφωνία για ολόκληρο τον οργανισμό | Μεγάλοι οργανισμοί |
Βήματα Βελτιστοποίησης
Βήμα 1: Απογραφή Λογισμικού
Εντοπίστε όλα τα λογισμικά στον οργανισμό, τις εκδόσεις και τους τύπους αδειών. Τα εργαλεία αυτόματης ανακάλυψης διευκολύνουν σημαντικά αυτή τη διαδικασία. Αποκαλύψτε επίσης τα άγνωστα λογισμικά στο πλαίσιο του shadow IT.
Βήμα 2: Ανάλυση Χρήσης
Συλλέξτε πραγματικά δεδομένα χρήσης για κάθε λογισμικό. Κατηγοριοποιήστε τα λογισμικά σε αχρησιμοποίητα, σπάνια χρησιμοποιούμενα και εντατικά χρησιμοποιούμενα. Αυτή η ανάλυση αποκαλύπτει σαφώς τις ευκαιρίες βελτιστοποίησης.
Βήμα 3: Έλεγχος Συμμόρφωσης Αδειών
Ελέγξτε αν η τρέχουσα χρήση συμμορφώνεται με τους όρους αδειοδότησης. Εντοπίστε περιπτώσεις υπερβολικών αδειών (υπερβολική δαπάνη) και ελλιπών αδειών (κίνδυνος συμμόρφωσης).
Βήμα 4: Ενοποίηση
Ενοποιήστε πολλαπλά λογισμικά με παρόμοια λειτουργικότητα σε μία λύση. Για παράδειγμα, αντί πολλών εργαλείων διαχείρισης έργων μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μία πλατφόρμα, ή αντί διαφορετικών λύσεων CRM σε διαφορετικά τμήματα, ένα κεντρικό σύστημα.
Εξορθολογισμός SaaS
Ο αριθμός των εργαλείων SaaS αυξάνεται ραγδαία. Η μέση εταιρεία χρησιμοποιεί πάνω από 100 εφαρμογές SaaS. Με τον εξορθολογισμό SaaS, ενοποιήστε επαναλαμβανόμενες λειτουργίες, ακυρώστε αχρησιμοποίητες συνδρομές και μειώστε τα κόστη μονάδας μέσω ομαδικών συμφωνιών.
Εξοικονόμηση μέσω Ενοποίησης
Ολοκληρωμένες λύσεις ERP όπως το PratikEsnaf.Net ενοποιούν πολλές λειτουργίες όπως λογιστική, αποθέματα, πωλήσεις και διαχείριση πελατών σε μία πλατφόρμα, εξαλείφοντας την ανάγκη για ξεχωριστές άδειες λογισμικού. Ομοίως, η ολοκλήρωση με το E-Fatura.Net εξαλείφει την ανάγκη για ξεχωριστό λογισμικό τιμολόγησης.
Βέλτιστες Πρακτικές Διαχείρισης Αδειών
- Ορίστε κεντρική μονάδα ή υπεύθυνο διαχείρισης αδειών
- Τηρήστε ημερολόγιο ανανέωσης και πραγματοποιήστε ανάλυση χρήσης πριν από κάθε ανανέωση
- Στις διαπραγματεύσεις με προμηθευτές χρησιμοποιήστε τα δεδομένα χρήσης ως το ισχυρότερο χαρτί σας
- Αξιολογήστε εναλλακτικές ανοικτού κώδικα: δεν υπάρχει ανοικτού κώδικα αντίστοιχο για κάθε εμπορικό λογισμικό, αλλά υπάρχει για πολλά
- Πραγματοποιήστε τακτικούς ελέγχους: διεξάγετε ολοκληρωμένο έλεγχο αδειών τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο
- Σχεδιάστε στρατηγική εξόδου: αξιολογήστε τη φορητότητα για να μειώσετε τον κίνδυνο vendor lock-in
Συμπέρασμα
Η βελτιστοποίηση αδειοδότησης αποτελεί μια πρωτοβουλία χαμηλού κινδύνου που παρέχει γρήγορη και απτή εξοικονόμηση στον προϋπολογισμό IT. Στην TAGUM, αναλύουμε το χαρτοφυλάκιο λογισμικού των επιχειρήσεων και προτείνουμε λύσεις αποδοτικές ως προς το κόστος.
