تشكّل تكاليف تراخيص البرمجيات أحد أكبر بنود ميزانية تقنية المعلومات في كثير من المؤسسات. لكن الأبحاث تُظهر أن 30-40% من التراخيص المشتراة لا تُستخدم أو تُستخدم بشكل محدود. تحسين التراخيص يقضي على هذا الهدر ويحقّق وفورات كبيرة في التكاليف.
نماذج ترخيص البرمجيات
| النموذج | الوصف | الحالة المناسبة |
|---|---|---|
| لكل مستخدم | ترخيص مستقل لكل مستخدم | عدد مستخدمين ثابت |
| المستخدمين المتزامنين | عدد المستخدمين في الوقت نفسه | العمل بنظام المناوبات |
| اشتراك SaaS | دفع شهري/سنوي | احتياجات مرنة |
| حسب الاستخدام | وفقًا لحجم الاستهلاك | أحمال متغيّرة |
| اتفاقية مؤسسية | اتفاقية واحدة لكامل المؤسسة | المؤسسات الكبيرة |
خطوات التحسين
الخطوة 1: جرد البرمجيات
اكتشف جميع البرمجيات في المؤسسة وإصداراتها وأنواع تراخيصها. أدوات الاكتشاف الآلي تسهّل هذه العملية بشكل كبير. اكشف أيضًا البرمجيات غير المعروفة ضمن ما يُسمى IT الظلّي (Shadow IT).
الخطوة 2: تحليل الاستخدام
اجمع بيانات الاستخدام الفعلي لكل برنامج. صنّف البرمجيات إلى: غير مستخدمة، نادرة الاستخدام، ومكثّفة الاستخدام. هذا التحليل يكشف فرص التحسين بوضوح.
الخطوة 3: فحص الامتثال
تحقّق من توافق الاستخدام الحالي مع شروط الترخيص. اكتشف حالات الإنفاق الزائد (تراخيص فائضة) ونقص التراخيص (مخاطر الامتثال).
الخطوة 4: التوحيد
ادمج البرمجيات المتعددة ذات الوظائف المتشابهة في حل واحد. على سبيل المثال، استخدم منصة واحدة بدلًا من أدوات إدارة مشاريع متعددة، أو نظام CRM مركزي بدلًا من حلول مختلفة في كل قسم.
ترشيد حلول SaaS
عدد أدوات SaaS يتزايد بسرعة. تستخدم الشركة المتوسطة أكثر من 100 تطبيق SaaS. من خلال ترشيد SaaS ادمج الوظائف المتكررة، وألغِ الاشتراكات غير المستخدمة، وخفّض التكلفة لكل وحدة من خلال الاتفاقيات الجماعية.
التوفير من خلال التوحيد
حلول ERP الشاملة مثل PratikEsnaf.Net تجمع وظائف المحاسبة والمخزون والمبيعات وإدارة العملاء في منصة واحدة، مما يلغي الحاجة لتراخيص برمجيات منفصلة. وبالمثل، يلغي تكامل E-Fatura.Net الحاجة لبرنامج فوترة منفصل.
أفضل ممارسات إدارة التراخيص
- عيّن وحدة أو مسؤولًا مركزيًا لإدارة التراخيص
- احتفظ بجدول التجديد وأجرِ تحليل استخدام قبل كل تجديد
- استخدم بيانات الاستخدام كورقة ضغط قوية في مفاوضات المورّدين
- قيّم البدائل مفتوحة المصدر: ليس لكل برنامج تجاري بديل مفتوح المصدر، لكن كثير منها لديه
- أجرِ تدقيقًا دوريًا: نفّذ تدقيقًا شاملًا للتراخيص مرة سنويًا على الأقل
- خطّط لاستراتيجية خروج: قيّم قابلية النقل لتقليل مخاطر الارتباط بالمورّد
الخلاصة
تحسين التراخيص مبادرة منخفضة المخاطر تحقّق وفورات سريعة وملموسة في ميزانية تقنية المعلومات. في TAGUM نحلّل محافظ البرمجيات في المؤسسات ونقترح حلولًا فعّالة من حيث التكلفة.
