Les coûts de licences logicielles représentent l’un des postes les plus importants du budget IT de nombreuses entreprises. Or, les études montrent que 30 à 40% des licences achetées ne sont pas utilisées ou sont sous-utilisées. L’optimisation des licences permet d’éliminer ce gaspillage et de réaliser des économies substantielles.
Modèles de licence logicielle
| Modèle | Description | Cas d’usage adapté |
|---|---|---|
| Par utilisateur | Une licence par utilisateur | Nombre d’utilisateurs stable |
| Utilisateurs simultanés | Nombre de connexions simultanées | Travail en équipes |
| Abonnement SaaS | Paiement mensuel/annuel | Besoins flexibles |
| À l’usage | Selon la consommation | Charge variable |
| Accord entreprise | Un seul accord pour toute l’organisation | Grandes entreprises |
Étapes d’optimisation
Étape 1 : Inventaire logiciel
Identifiez tous les logiciels de votre organisation, leurs versions et types de licence. Les outils de découverte automatique facilitent grandement ce processus. Mettez également en lumière les logiciels inconnus dans le cadre du Shadow IT.
Étape 2 : Analyse de l’utilisation
Collectez les données d’utilisation réelle de chaque logiciel. Classifiez les logiciels selon leur utilisation : jamais utilisés, rarement utilisés et intensivement utilisés. Cette analyse révèle clairement les opportunités d’optimisation.
Étape 3 : Contrôle de conformité des licences
Vérifiez si l’utilisation actuelle est conforme aux conditions de licence. Identifiez les situations de sur-licensing (dépense excessive) et de sous-licensing (risque de non-conformité).
Étape 4 : Consolidation
Regroupez plusieurs logiciels remplissant des fonctions similaires en une seule solution. Par exemple, remplacez plusieurs outils de gestion de projet par une plateforme unique, ou centralisez les différentes solutions CRM départementales en un seul système.
Rationalisation SaaS
Le nombre d’outils SaaS augmente rapidement. Une entreprise moyenne utilise plus de 100 applications SaaS. La rationalisation SaaS permet de consolider les fonctions redondantes, d’annuler les abonnements inutilisés et de réduire les coûts unitaires grâce à des accords groupés.
Économies par la consolidation
Les solutions ERP complètes comme PratikEsnaf.Net regroupent la comptabilité, la gestion des stocks, les ventes et la gestion des clients sur une seule plateforme, éliminant ainsi le besoin de licences logicielles séparées. De même, l’intégration E-Fatura.Net supprime le besoin d’un logiciel de facturation distinct.
Bonnes pratiques de gestion des licences
- Désignez une unité ou un responsable centralisé de la gestion des licences
- Tenez un calendrier des renouvellements et analysez l’utilisation avant chaque renouvellement
- Utilisez les données d’utilisation comme votre meilleur atout lors des négociations fournisseurs
- Évaluez les alternatives open source : chaque logiciel commercial n’a pas forcément d’équivalent open source, mais beaucoup en ont
- Effectuez des audits réguliers : réalisez un audit complet des licences au moins une fois par an
- Planifiez une stratégie de sortie : évaluez la portabilité pour réduire le risque de vendor lock-in
Conclusion
L’optimisation des licences est une initiative à faible risque qui génère des économies rapides et concrètes dans le budget IT. Chez TAGUM, nous analysons le portefeuille logiciel des entreprises et recommandons des solutions optimales en termes de coûts.
