Softwarelizenzkosten gehoeren zu den groessten Posten im IT-Budget vieler Unternehmen. Studien zeigen jedoch, dass 30-40 % der erworbenen Softwarelizenzen nicht oder nur wenig genutzt werden. Durch Lizenzoptimierung kann diese Verschwendung beseitigt und erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden.
Softwarelizenzmodelle
| Modell | Beschreibung | Geeignet fuer |
|---|---|---|
| Pro Benutzer | Separate Lizenz fuer jeden Benutzer | Feste Benutzeranzahl |
| Gleichzeitige Benutzer | Anzahl gleichzeitiger Nutzer | Schichtbetrieb |
| SaaS-Abonnement | Monatliche/jaehrliche Zahlung | Flexible Anforderungen |
| Nutzungsbasiert | Nach Verbrauchsmenge | Variable Auslastung |
| Unternehmensvertrag | Einzelvertrag fuer die gesamte Organisation | Grosse Unternehmen |
Optimierungsschritte
Schritt 1: Software-Inventar
Erfassen Sie alle Software, Versionen und Lizenztypen in Ihrer Organisation. Automatische Discovery-Tools erleichtern diesen Prozess erheblich. Decken Sie auch unbekannte Software im Rahmen von Schatten-IT (Shadow IT) auf.
Schritt 2: Nutzungsanalyse
Sammeln Sie die tatsaechlichen Nutzungsdaten jeder Software. Klassifizieren Sie Software in nicht genutzt, selten genutzt und intensiv genutzt. Diese Analyse zeigt Optimierungsmoeglichkeiten klar auf.
Schritt 3: Lizenz-Compliance-Pruefung
Pruefen Sie, ob die aktuelle Nutzung den Lizenzbedingungen entspricht. Identifizieren Sie Ueberlizenzierung (Overspend) und Unterlizenzierung (Compliance-Risiko).
Schritt 4: Konsolidierung
Fassen Sie mehrere Software mit aehnlichen Funktionen in einer einzigen Loesung zusammen. Beispielsweise eine einzige Plattform statt mehrerer Projektmanagement-Tools oder ein zentrales CRM-System statt verschiedener Loesungen in unterschiedlichen Abteilungen.
SaaS-Rationalisierung
Die Anzahl der SaaS-Tools waechst rasant. Ein durchschnittliches Unternehmen nutzt mehr als 100 SaaS-Anwendungen. Durch SaaS-Rationalisierung koennen Sie redundante Funktionen konsolidieren, ungenutzte Abonnements kuendigen und durch Volumenvertraege die Stueckkosten senken.
Einsparungen durch Konsolidierung
Umfassende ERP-Loesungen wie PratikEsnaf.Net vereinen Buchhaltung, Lagerverwaltung, Vertrieb und Kundenmanagement auf einer einzigen Plattform und eliminieren so den Bedarf an separaten Softwarelizenzen. Ebenso macht die E-Fatura.Net-Integration eine separate Fakturierungssoftware ueberfluessig.
Best Practices im Lizenzmanagement
- Richten Sie eine zentrale Lizenzmanagement-Stelle oder einen Verantwortlichen ein
- Fuehren Sie einen Verlaengerungskalender und fuehren Sie vor jeder Verlaengerung eine Nutzungsanalyse durch
- Nutzen Sie Nutzungsdaten als staerkstes Argument bei Anbieterverhandlungen
- Evaluieren Sie Open-Source-Alternativen: Nicht jede kommerzielle Software hat ein Open-Source-Pendant, aber viele schon
- Fuehren Sie regelmaessige Audits durch: mindestens einmal jaehrlich ein umfassendes Lizenz-Audit
- Planen Sie eine Exit-Strategie: Bewerten Sie die Portabilitaet, um das Vendor-Lock-in-Risiko zu minimieren
Fazit
Lizenzoptimierung ist eine risikoarme Initiative, die schnelle und greifbare Einsparungen im IT-Budget ermoeglicht. Bei TAGUM analysieren wir die Softwareportfolios von Unternehmen und empfehlen kosteneffiziente Loesungen.
