Yazılım lisans maliyetleri, birçok işletmenin IT bütçesinin en büyük kalemlerinden birini oluşturur. Ancak araştırmalar, şirketlerin satın aldığı yazılım lisanslarının %30-40’ının kullanılmadığını veya düşük kullanıldığını göstermektedir. Lisanslama optimizasyonu, bu israfı ortadan kaldırarak ciddi maliyet tasarrufu sağlar.
Yazılım Lisanslama Modelleri
| Model | Açıklama | Uygun Durum |
|---|---|---|
| Kullanıcı Başına | Her kullanıcı için ayrı lisans | Sabit kullanıcı sayısı |
| Eşzamanlı Kullanıcı | Aynı anda kullanan sayı | Vardiyalı çalışma |
| SaaS Abonelik | Aylık/yıllık ödeme | Esnek ihtiyaçlar |
| Kullanım Bazlı | Tüketim miktarına göre | Değişken yük |
| Kurumsal Anlaşma | Tüm organizasyon için tek anlaşma | Büyük kurumlar |
Optimizasyon Adımları
Adım 1: Yazılım Envanteri
Organizasyondaki tüm yazılımları, sürümlerini ve lisans tiplerini tespit edin. Otomatik keşif araçları bu süreçte büyük kolaylık sağlar. Gölge IT (shadow IT) kapsamında bilinmeyen yazılımları da ortaya çıkarın.
Adım 2: Kullanım Analizi
Her yazılımın gerçek kullanım verilerini toplayın. Hiç kullanılmayan, nadiren kullanılan ve yoğun kullanılan yazılımları sınıflandırın. Bu analiz, optimizasyon fırsatlarını net biçimde ortaya koyar.
Adım 3: Lisans Uyumluluk Kontrolü
Mevcut kullanımın lisans koşullarıyla uyumlu olup olmadığını kontrol edin. Fazla lisans (overspend) ve eksik lisans (compliance riski) durumlarını tespit edin.
Adım 4: Konsolidasyon
Benzer işlev gören birden fazla yazılımı tek bir çözümde birleştirin. Örneğin birden fazla proje yönetim aracı yerine tek bir platform, veya farklı departmanlardaki CRM çözümleri yerine merkezi bir sistem kullanın.
SaaS Rasyonalizasyonu
SaaS araçlarının sayısı hızla artmaktadır. Ortalama bir şirket 100’den fazla SaaS uygulaması kullanmaktadır. SaaS rasyonalizasyonu ile tekrarlayan işlevleri birleştirin, kullanılmayan abonelikleri iptal edin ve toplu anlaşmalarla birim maliyetleri düşürün.
Konsolidasyon ile Tasarruf
PratikEsnaf.Net gibi kapsamlı ERP çözümleri, muhasebe, stok, satış ve müşteri yönetimi gibi birçok işlevi tek platformda birleştirerek ayrı yazılım lisanslarına olan ihtiyacı ortadan kaldırır. Benzer şekilde E-Fatura.Net entegrasyonu, ayrı bir faturalama yazılımı ihtiyacını elimine eder.
Lisans Yönetimi En İyi Uygulamaları
- Merkezi lisans yönetimi birimi veya sorumlusu atayın
- Yenileme takvimi tutun ve yenileme öncesi kullanım analizi yapın
- Satıcı müzakerelerinde kullanım verilerini elinizdeki en güçlü koz olarak kullanın
- Açık kaynak alternatifleri değerlendirin: her ticari yazılımın açık kaynak karşılığı olmayabilir ama pek çoğunun vardır
- Düzenli denetim yapın: yılda en az bir kez kapsamlı lisans denetimi gerçekleştirin
- Çıkış stratejisi planlayın: vendor lock-in riskini azaltmak için taşınabilirliği değerlendirin
Sonuç
Lisanslama optimizasyonu, IT bütçesinde hızlı ve somut tasarruf sağlayan düşük riskli bir girişimdir. TAGUM olarak, işletmelerin yazılım portföylerini analiz ediyor ve maliyet-etkin çözümler öneriyoruz.
